Om jag skulle starta ett företag idag

I dessa tider, då arbetslösheten ökar, är det naturligt att fundera på bästa möjliga försörjning. En del mänskor hamnar då i slutsatsen att de vill starta ett bolag, för att åtnjuta egenföretagarens rättigheter och skyldigheter. När jag för första gången konstruerade en resultat- och likviditetsbudget som blivande företagsekonom för drygt två decennier sedan hade jag ingen direkt erfarenhet av alla de komplikationer som vanligen uppstår på vägen mot att bygga ett livskraftigt företag. Alltså, det finns vissa aspekter som man bör ta i beaktande innan man tar steget fullt ut, nämligen följande sex punkter:

1. VISION

Om man har en tydlig vision av framtiden, och hur man når till detta önskvärda tillstånd, då kan det vara en idé att starta ett företag. Det kommer att uppstå problem på vägen, men dessa är till för att lösas. Om man emellertid inte har en tydlig vision, då har man ett problem på sina händer som inte har en lösning, då ett existensberättigande saknas. Alltså, visionen är viktig, och framförallt ska den visa på vilket värde man ger tilltänkta kunder, och hur man tar betalt av dem. Man ska också ta sig en funderare på om denna vision skulle kunna uppnås i egenskap av anställd. Att vara egenföretagare kräver disciplin, kompetens och engagemang. Det är inte för alla. Belöningen kan emellertid bli ordentlig om man gör det rätt!

2. UPPDRAGSBESKRIVNING

Att kunna skriva ned sin företagsidé i en koncis mening eller två är viktigt, och detta är vad en företagsekonom, på engelska, skulle benämna “mission statement”. På svenska översätts det vanligen med “mission”, men en mer korrekt (och konservativ svensk) lydelse vore “uppdragsbeskrivning”. Alltså, tänk på vad Du skulle sagt till någon helt obekant människa som Du träffar på en branschkonferens, en cocktail-fest, eller i hissen (eller matkön på ICA) när Du presenterar Ditt företag. Det skulle kunna lyda som “Vi säljer egentillverkad lakritskonfekt i egna butiker, i Stockholm och Göteborg”, eller varför inte “Företaget tillhandahåller CAD-design-tjänster för underleverantörer till fordonsindustrin”. Enkla påståenden som med tydlighet förmedlar vad som säljs, och till vem.

3. FÖRETAGSFORM

När dessa relativt enkla komponenter är på plats kan man fundera på vilken företagsform som är lämplig. I svensk lagstiftning finns det möjlighet att bedriva näringslivsverksamhet i olika former, och dessa är inte alltid tydliga för den oinvigde. För enkelhets skull kan man dela upp den tilltänkta affärsverksamheten i två olika typer, som implicit svarar på vilken typ av bolagsform som är passande.

En verksamhet som är relativt enkel i sin affärsmodell, där personal är tänkt att utföra enklare tjänster, eller köpa in och därefter sälja färdigtillverkade produkter med en vinstmarginal, kan med fördel införlivas i enskild firma eller ett handelsbolag (kommanditbolag lämnar vi därhän). Exempel på dessa typer av affärsmodeller kan vara rörelser som omfattar alla typer av byggnadshantverkare (snickare, rörläggare, murare, sotare, elektriker) till tjänster ur andra skrå (tandläkare, fysioterapeuter, programmerare, konsulter av ingenjörstjänster, osv), samt olika typer av affärer som skulle kunna bedrivas i butiksform (försäljning av kläder/konfektion eller hygienartiklar, optiker, restaurangverksamhet, webbshop av diverse slag). En mer komplicerad verksamhet som kräver avancerade och kapitalintensiva verktyg, långa planeringshorisonter, olika faser i upparbetningen av produkterna som säljs till intermediär- eller slutkund, komplicerad lagstiftning, med en rad kontaktytor till underleverantörer, banker och myndigheter, kan med fördel bedrivas i aktiebolagsform i en egen juridisk person. Exempel på dessa bolag är bolag i tyngre stålindustri, fastighetskonstruktion, fordonsindustri, elektronisk och kemisk industri, storskalig livsmedelsindustri, telekommunikation, skogsnäring, osv.

Den senare typen av verksamhet är avsevärt mer riskfylld, och lagen ger ägarna (ibland mångtaliga) en möjlighet att begränsa sitt risktagande genom att endast riskera en monetär grundplåt i det aktiekapital som aktiebolaget har till sitt förfogande. Om pengarna tar slut försätts företaget i konkurs av tingsrätten (kanske initierat av någon underleverantör som vanligen inte fått betalt, eller av skatteverket på grund av obetalda skatter) varpå ett likvidationsförfarande inleds av konkursförvaltaren. När inventarierna till verksamheten är realiserade (dvs sålda på exekutiv auktion) går aktieägarna fria, om de skött verksamheten enligt konstens alla regler. Alltså, fundera en sväng på vilken bolagsform som passar verksamheten, och ta del av lagarna som reglerar hur den ska skötas. Lästips för den intresserade går att finna här:

• Verksamt.se: Praktisk portal för att starta företag.
• Bolagsverket.se: Hur man startar ett aktiebolag.
• Skatteverket.se: Information om nödvändig F-skattesedel från Skatteverket
• Aktiebolagslagen (2005:551)
• Lag (1980:1102) om handelsbolag och enkla bolag
• Bokföringslagen (1999:1078)
• Bokföringsnämnden: BFN publicerar Allmänna Råd som i praktiken reglerar hur affärshändelser ska reflekteras i bokföringen.
• Årsredovisningslagen (1995:1554)
• Inkomstskattelag (1999:1229)
• Mervärdesskattelag (2023:200)
• Lag (1936:81) om skuldebrev
• Lag (1955:257) om inventering av varulager för inkomstbeskattningen
• Konkurslag (1987:672)
4. PROJEKTPLAN

När man kommit så långt att idén om hur pengarna ska tjänas in, och i vilken juridisk form detta ska ske, då är det dags att planera affärsprojektet. Det är nämligen en startsträcka från att stå med två tomma händer (och lite verktyg i dessa, samt pengar på fickan) till att visionen är implementerad och verklig. Denna sträcka kommer att tillryggaläggas i projektform. Ett projekt är en tidsbegränsad arbetsinsats med målet att implementera en plan. Planen kan vara mer eller mindre upparbetad, men den ämnar att uppnå ett syfte. Exempelvis kan syftet lyda “Gör aktiebolag Korvgubben AB redo att tillverka och sälja korv”, även om det bör anpassas efter eget huvud.

Ett projekt består vanligen av följande faser:

1. Initiering: fastställ projektmål/syfte, intressenter och kravställning.
2. Planeringsfas: fastställ omfång på projekt, projektbudget, resurser (manskap och kapital), projektroller och ansvar. Med omfång avses alla de uppgifter som ingår i projektet, samt vad dessa uppgifter avser att producera (såkallade leverabler).
3. Implementering: När planen är fastställd ska den implementeras. Detta sker med dags- eller veckovis avstämning med alla individer som ingår i projektet, där status på projektuppgifterna avrapporteras. Projektansvaring ska även hålla koll på budget och kostnader. I alla dessa projektuppgifter införskaffas förslagsvis myndighetstillstånd, inventarier, lokaler, redovisningsmallar, eller andra göromål av en engångsnatur. Om mindre justering av planen fordras kan detta ske inom befintligt mandat, annars kan projektledaren göra en omplanering av ett större slag ifall större hinder uppstår under vägen.
4. Övervakning: När projektuppgifterna är avklarade kan en liten övervakningsperiod planeras in, för att fastställa ifall syftet har uppnåtts. Detta kan vara mer eller mindre explicit beroende på hur komplext projektet är.
5. Dokumentation: Avslutningsvis dokumenteras projektet för framtida referens. Inte alltid stimulerande, men ack så nyttigt!

Alla projektplaner kommer att behöva justeras på grund av deras osäkra natur då inte all information är känd när syftet fastställs. Vanligen ska man tänka på att tre dimensioner behöver balanseras mot varandra: tid, omfång och resurser. Ju större projektet är i omfång, desto mer tid eller resurser behöver projektledaren till sitt förfogande innan syftet kan uppnås. Detta gäller även för de andra dimensionerna: ju mer resurser som står till förfogande, desto större kan omfånget vara på projektet, och desto mindre tid kan projektet ta i anspråk (om komplexiteten och planeringen tillåter det). Ju mindre tid som står till förfogande, desto mer resurser behöver tas i anspråk i projektet, alternativt reduceras projektet i omfång.


5. BUDGET

När projektet är avklarat bör affärsverksamheten befinna sig i ett tillstånd där det är redo att starta. (Korven i företaget Korvgubben AB kan börja tillverkas och säljas till kund!) Vid denna tidpunkt bör företagsledningen ha en budget för verksamheten. Budgeten kan ha tagits fram tidigare, förslagsvis under projektets gång. Budgeten är ett verktyg för att styra verksamheten och göra det transparent för företagsledningen vart pengarna går, vem som har ansvar för pengarna och vad de ämnar uppnå inom olika arbetsuppgifter, samt vad det förväntade rörelseresultatet ska bli! Budgeten kontrolleras sedan månatligen, varvid en diskussion kan föras inom företagsledningen om den är ändamålsenlig, huruvida avvikelser i utfall från budget faller inom det acceptabla (eller om korrektiva åtgärder behöver vidtas). Den är med andra ord mycket viktig för att verksamheten ska kunna skötas professionellt!

För enklare affärsverksamheter med en påtaglig vinstmarginal kan en enklare budget räcka gott och väl. För mer komplexa affärsverksamheter kan en budget med fördel knytas till redovisningsverktygen redan under projektfasen. Alltså, företagets redovisning (som ska följa Bokföringsnämndens allmänna råd) struktureras på ett sådant sätt att den månatliga uppföljningen av budgetens utfall går att avläsa direkt ur företagets räkenskaper. Då ska kontoplanen struktureras på ett sådant sätt att enskilda konto motsvarar en viss arbetsaktivitet som äger rum i företagets regi. Ansvaret för kontot kan tillskrivas någon specifik roll (som innehas av en särskild individ). Detta är mycket användbart i synnerhet om verksamheten är något mer komplex, och det finns ett intresse hos företagsledningen att följa upp kostnaderna för just den här aktiviteten över tid, som sedan kan knytas till vad den åstadkommer.

Denna struktur, som är något mer arbetsam att ta fram, möjligör i slutändan en bättre förmåga att kalibrera prissättningen av företagets produkter, så att vinstmarginaler bibehålls. Det är viktigt att komma ihåg att vinst måste företaget oundvikligen göra, om det ska kunna fortleva. För kundfordringar (och tillhörande kundreskontra) samt leverantörsskulder (och leverantörsreskontra) blir det då relativt enkelt att se vem som är en skötsam (och lönsam) kund, eller vilken underleverantör som ideligen trilskas med att höja priserna i tid och otid.

6. LIKVIDITET

Den sista komponenten som man ska hålla ett vakande öga över är likviditeten. Enkelt uttryckt är detta “pengarna”, vilket i Sverige är svenska kronor. För ett företag avses de disponibla medel som finns på bankkontona och de finansiella instrument som lätteligen kan omsättas till likvida medel. Dessa behöver man för att kunna betala i) skatter, ii) löner och iii) alla andra räkningar. Anledningen till att man behöver ha mycket god uppsikt över likviditet i förhållande till skatter och löner är att i) Skatteverket accepterar inga andra lagliga betalningsmedel än svenska kronor för att reglera skatter, samt ii) anställda behöver löner i svenska kronor för att kunna betala sina räkningar och utgifter. Den tredje posten (andra räkningar) är viktiga att eventuellt kunna reglera med svenska kronor, men i förhållande till kunder eller underleverantörer förekommer det att man även kan förhandla om hur en obetald faktura eller ej levererad produkt ska regleras i slutändan. Det är också viktigt att komma ihåg att ett bokföringsmässigt ekonomiskt resultat inte alls behöver motsvara det saldo som man läser av på företagets bankkonto, på grund av redovisningstekniska aspekter som periodiseringar och diverse bokslutsteknikaliteter.

Likviditet kan med fördel modelleras i en egen likviditetsplan, eller likviditetsbudget (och skiljer sig från den resultatbudget som avses ovan). Förslagsvis gör man det på veckonivå, och väljer då att hålla extra uppsyn över vissa händelser och aspekter i planen, nämligen:

1. Motsvarar den faktiska försäljningen av företagets produkter den budgeterade försäljningen, och omsätts kundfakturor till reda inbetalningar på företagskontot? Detta är mycket viktigt att kontrollera (nästan på daglig basis) för om denna punkt fallerar i likviditetsplaneringen blir det snabbt problem senare i kedjan av betalningar.
2. Planerad tillväxt av verksamheten i form av fler kunder resulterar i större arbetsbelastning, som kan kräva fler anställda, fler inventarier, större lager osv. Denna tillväxt bör planeras och balanseras relativt försiktigt, för att den ska vara hållbar. För varje ny kund ökar belastningen (inte alltid proportionerligt) på affärsverksamheten i nästan alla led bakåt inom företaget, vilket driver kostnader. En vanlig fallgrop är att “binda rörelsekapital i lager”, det vill säga att företagsledning köper på sig ett ordentligt lager av någon produkt för framtida, planerad försäljning, som sedan visar sig behöva avyttras till rabatt för att likvida medel oväntat behövs på annat håll i verksamheten. Ett hastat, oaktsamt förhållningssätt till likviditet kan stjälpa bolaget relativt snabbt. Alltså, håll ett vakande öga på hur likviditeten utvecklas vid tillväxt.
3. Sociala avgifter (för anställda i handelsbolag eller aktiebolag) eller egenavgifter (för enskilda näringsidkare) är skatter som löper på alla löner till anställda. Arbetsgivaravgiften uppgår till 31,42% på bruttolön (skatteverket.se). Vid planering av rekryteringar, semestrar och lönehöjningar bör man ta höjd för hur dessa skatter driver lönekostnaderna, för den anställde behöver därefter betala sin egen inkomstskatt (som bestäms på kommunal nivå, i den kommun som den anställde bor i).
4. Mervärdesskatt, eller vad som i dagligt tal benämns Moms (skatteverket.se) är en skatt som löper på flertalet produkter, och som kan vara lite lurig, i synnerhet vid handel inom EU (europa.eu). Det finns olika moms-satser för olika typer av produkter. Moms på sålda produkter, ut till kund, benämnas utgående moms, och moms på inköpta insatsvaror benämns ingående moms. Dessa olika typer av moms ska räknas av mot varandra innan skatten regleras mot Skatteverket på nettobasis. Under faser då företaget har låg försäljning, men höga rörelsekostnader, kan det resultera i (tillfälliga) moms-fordringar på skatteverket, som blir till en likviditetsbuffert. Generellt driver denna dynamik en säsongsbetonad komplexitet i likviditetsplaneringen som man kan behöva ta i beaktande.
5. Skatteverket vill se att företaget, utifrån budgeterat resultet (se ovan), beräknar en preliminärskatt för det kommande räkenskapsåret. Detta är en skatt som motiveras av att företaget, när räkenskaperna är gjorda vid räkenskapsåret slut, ska beskattas i inkomstslaget näringsverksamhet enligt inkomstskattelagen. Denna ska betalas in i förtid. Vän av ordning inser att incitament för företagsledningar ödmjukt  föreligger att budgetera nollresultat, för att just minska belastningen på likviditetsflödet i företaget och ta höjd för sparsamma kunder i svåra tider. Det har även den paradoxala effekten att preliminärskatten, om för högt inrapporterad, binder kapital i rörelsen som behöver finansieras.
6. Skatten ska i regel vara betald den 12:e dagen varje kalendermånad (Se viktiga datum hos Skatteverket.se).
7. Företagsledningen ser slutligen till att hålla sig på god fot med sin bank, som kan ordna med en behövlig checkräkningskredit, för de oväntade tillfällen då all planering går fullständigt åt fanders!

Detta är i stort de punkter som jag hade varit noga med att reflektera över, och hålla ett vaksamt öga på, under min uppstartsresa. Naturligtvis inträffar oväntade problem, men om ovanstående är på plats går det att navigera dessa saker med tillförsikt.